Canal de denuncias

Procedimiento Canal Denuncias


1. Objetivo

 El presente documento tiene como objetivo establecer un canal de comunicación para la recepción de denuncias relacionadas con incumplimientos normativos en la UNIVERSIDAD EUROPEA MIGUEL DE CERVANTES (UEMC en adelante).Se establece este documento para garantizar que, de presentarse una actuación en UEMC contraria a la ley, ésta será tratada de forma profesional y confidencial, adoptando las medidas oportunas para proteger los intereses de la Entidad y asegurar el cumplimiento efectivo de la ley.

 2. Alcance

Cualquier consejero, trabajador, alumno, familiar de un alumno, proveedor o colaborador de la UEMC podrá denunciar un incumplimiento normativo a través del Canal de Denuncias establecido.

 3. Órgano de control: Dirección de Buen Gobierno, Integridad y Transparencia ( BIT )

La Dirección de Buen Gobierno, Integridad y Transparencia es el órgano al que todas las partes con interés legítimo deben dirigirse para comunicar cualquier posible incumplimiento normativo, tanto si les afectan personalmente como si afectan a terceros.

 4. Procedimiento de comunicación de actuaciones irregulares

 La persona que tuviese conocimiento de una irregularidad en la UEMC podrá comunicarlo a través de las siguientes vías:

a) De forma personal y verbal ante la Dirección BIT, que se encargará de recogerla por escrito, junto con la firma del denunciante.
b) Mediante carta dirigida a la BIT.
c) Por correo electrónico a la siguiente dirección denuncias@uemc.es , a la que tiene acceso exclusivamente la dirección del área de Buen Gobierno, Integridad y Transparencia de la UEMC.
 d) A través del formulario de la página web.

 En cualquier caso, la comunicación debe ser lo más descriptiva y detallada posible, facilitando de esta forma al receptor la identificación de la conducta potencialmente irregular y de la/las persona/s o áreas/departamentos/servicios implicados.

 4.1 Requisitos mínimos de la denuncia
 Para que pueda ser considerada como tal y disponer de una serie de elementos mínimos para que se produzca la posterior investigación en caso de que sea necesaria, la comunicación de la denuncia contendrá en la medida de lo posible, la siguiente información.
Descripción del evento sospechoso de manera detallada, consignando:

 e) En qué consiste la conducta potencialmente irregular.
f) Posibles personas implicadas.
g) Fechas aproximadas de ocurrencia.
h) Medios en que se ha realizado la posible conducta ilícita.
i) Área/Departamento/servicio de actividad afectada.
j) Daños producidos ( personales y/o materiales), con el mayor grado de concreción.
 k) Cuando sea posible se aportarán documentos o evidencias de los hechos.

 4.2 Actuación e investigación

 Cuando se comunique algún incumplimiento a la Dirección de BIT, ésta estudiará el caso en cuestión en el plazo máximo de 15 días laborables ( que podrá prorrogarse a 30 días laborables , si la complejidad del asunto lo precisará ), analizando si se ha producido tal incumplimiento. En el proceso de análisis, escuchará a las partes implicadas en el conflicto. Una vez analizada la situación, elaborará un informe escrito, que elevará al Consejo de Administración para que tome las medidas oportunas. Si el tema debatido afectara a algún miembro del Consejo de Administración, éste no podrá votar ni estar presente en las deliberaciones.

 5. Protección de los denunciantes y de los denunciados

La Dirección de BIT velará por que no se produzca ningún tipo de represalia sobre aquél o aquéllos que hubiesen planteado de buena fe sus consultas, denuncias o quejas. Si desde la UEMC se confirmase que dichas personas han sufrido algún tipo de represalia, los autores de las mismas serán objeto de investigación y, en su caso, de sanción.Igualmente, la Dirección BIT garantizará en todos los casos la máxima confidencialidad en los procesos de investigación de las denuncias recibidas, a los efectos de proteger la identidad de los denunciados y su reputación en el seno de la organización, informando, tan sólo, a las personas estrictamente necesarias en el proceso.

 6. Protección de datos y conservación de la información

Las comunicaciones que se realicen poniendo en conocimiento de la UEMC de situaciones irregulares podrán hacerse incluso anónimamente.En caso de que la denuncia no se realice de forma anónima se deberán adoptar las medidas necesarias para preservar la identidad y garantizar la confidencialidad del denunciante.Estos datos solo serán accesibles exclusivamente para aquellos que realicen tareas de control interno de los sistemas de información y de cumplimiento de estos. Será lícito el acceso por otras personas, incluso su comunicación a terceros, cuando resulte necesario para la adopción de medidas disciplinarias (RRHH ) o para la tramitación de procesos judiciales.

 Plazo de conservación de los datos

La Información de empleados o de terceros podrá ser conservada no más de 3 meses, si bien los datos deberán conservarse en el sistema únicamente durante el tiempo imprescindible para decidir sobre la procedencia de iniciar una investigación sobre los hechos denunciados. Una vez finalizado el plazo los datos deben ser suprimidos del sistema de denuncias.

Este plazo tiene una excepción: que la finalidad sea dejar evidencia del modelo de prevención de delitos de la persona jurídica.

La Dirección de BIT mantendrá el archivo de información de las denuncias recibidas, los informes de investigación, así como los informes periódicos y/o puntuales emitidos. Esta información se conservará manteniendo en todo momento su carácter confidencial, y respetando el plazo de 3 meses anteriormente indicado para la conservación de datos de empleados o terceros. A tal efecto se abrirá una carpeta en el sistema de archivo de la UEMC a la que únicamente tendrá acceso la Dirección de BIT.

 Los datos de carácter personal que se proporcionen en el procedimiento del Canal de Denuncias serán tratados por la UEMC de la siguiente forma:

 Finalidad de la recogida y tratamiento de los datos personales: Únicamente gestionar la denuncia formulada.

 Legitimación: Consentimiento del interesado e interés legítimo.

 Derechos: Las personas afectadas podrán ejercer sus derechos de acceso, rectificación, limitación y suprimir los datos en así como el derecho a presentar una reclamación ante una autoridad de control.

 Información adicional: Se puede consultar la información adicional y detallada sobre Protección de Datos en la política de privacidad.